Einführung

Gerade bei grösseren Mitwirkungsverfahren kann es vorkommen, dass mehrere ähnliche oder gleichlautende Rückmeldungen erfasst werden. Mit der E-Mitwirkung haben Sie die Möglichkeiten, ähnliche Rückmeldungen manuell oder automatisiert zusammenzufassen. Die Rückmeldungen werden nach dem Zusammenfassen gruppiert angezeigt. Dies erlaubt es, sämtliche Rückmeldungen innerhalb der Gruppe in einem Schritt zu bearbeiten.

Rückmeldungen manuell zusammenfassen

Schritt 1: Markieren

Wählen Sie über die Kontrollkästchen diese Rückmeldungen aus, die Sie zusammenfassen möchten. Klicken Sie anschliessend im Balken zur Mehrfachbearbeitung auf das Icon zum Zusammenfassen der Rückmeldungen.

Schritt 2: Rückmeldungen zusammenfassen

Im erscheinenden Fenster haben Sie die Möglichkeiten eine Bemerkung anzugeben, wieso diese Rückmeldungen zusammengefasst werden sollen. Diese ist anschliessend für Ihre Team-Kolleginnen und Kollegen ersichtlich. Klicken Sie anschliessend auf «Zusammenfassen».

Ähnliche Rückmeldungen automatisiert erkennen

Neben dem manuellen Zusammenfassen von Rückmeldungen unterstützt Sie die E-Mitwirkung, ähnliche Rückmeldungen ausfindig zu machen. Anschliessend erhalten Sie Vorschläge, welche Rückmeldungen zusammengefasst werden können.

Die Funktion zum automatischen Erkennen von ähnlichen Rückmeldungen befindet sich im Beta-Status und wird laufend verbessert.

Schritt 1: Analyse starten

Als Erstes erstellen Sie einen Auftrag, damit die ähnlichen Rückmeldungen analysiert werden. Klicken Sie dazu auf «Aktionen», dann auf den Menüpunkt «Ähnliche Rückmeldungen». Um eine neue Analyse zu starten, klicken Sie auf den Link «Klicken Sie hier, um eine neue Analyse zu starten.».

Schritt 2: Warten auf abgeschlossene Analyse

Anschliessend wird eine Analyse von ähnlichen Rückmeldungen im System durchgeführt. Je nach Rückmeldungen kann dies einige Minuten dauern. Lehnen Sie sich zurück: Sobald die Analyse abgeschlossen ist, informieren wir Sie automatisch per E-Mail. Um die Resultate zu sehen, klicken Sie auf «Ansicht schliessen» und öffnen Sie die Ansicht erneut über «Aktionen», dann über «Ähnliche Rückmeldungen».

Schritt 3: Vorschläge einsehen

Ähnliche Rückmeldungen werden nun in Form von Übereinstimmungsgruppen angezeigt. Falls der Vorschlag für Sie stimmt,, klicken Sie auf die Schaltfläche «Zusammenfassen» bei der jeweiligen Übereinstimmungsgruppe. Anschliessend haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar anzugeben. Klicken Sie anschliessend erneut auf «Zusammenfassen».

Zusammengefasste Rückmeldungen einsehen und bearbeiten

Darstellung von zusammengefassten Rückmeldungen

Zusammengefasste Rückmeldungen werden in der Auswertungsansicht gruppiert dargestellt und mit dem Link " + X Teilnehmende" gekennzeichnet. Mit dem Klick auf den Link werden sämtliche zusammengefasste Rückmeldungen eingeblendet.

Wenn Sie nun eine Beurteilung für die zusammengefasste Gruppe abgeben, wird diese automatisch auf alle verknüpften Rückmeldungen angewendet.

Auflösen der Verbindung

Falls Sie eine verknüpfte Rückmeldung loslösen möchten, klicken Sie auf «Verknüpfung auflösen».

Darstellung in Berichten

Mitwirkungsbericht (Word)

Im generierten Mitwirkungsbericht werden zusammengefasste Rückmeldungen gruppiert, jedoch einzeln sichtbar ausgewiesen. Jeder Teilnehmende wird nummeriert, sodass die Rückmeldungen dem Teilnehmenden zugewiesen werden kann.

Excel-Export

Im Excel Bericht werden zusammengefasste Rückmeldungen einzeln ausgewiesen. Im Feld «Zusammengefasst» ist über Ja/Nein sichtbar, ob es sich um eine zusammengefasste Rückmeldung handelt.

Ähnliche Rückmeldungen (automatisch) erkennen und zusammenfassen