Einführung

Es ist möglich, dass gewisse Mitwirkungsteilnehmende Ihre Stellungnahme nicht direkt in der E-Mitwirkung erfassen, sondern diese in Form eines Schreibens per E-Mail, Brief oder Fax an die Organisation übermittelt. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, den Teilnehmenden und die die Text-Rückmeldungen über einen Assistenten zu erfassen.

Tipps und Hinweise

• Zurzeit können ausschliesslich Text-Rückmeldungen nacherfasst werden. Das Einlesen von Befragungen und Kartenrückmeldungen ist zurzeit noch nicht möglich.
• Falls Sie vermehrt Papier-Rückmeldungen anstatt von digitalen Stellungnahmen erhalten, stellen Sie sicher, dass die Mitwirkungskommunikation verständlich und zielgruppengerecht aufgesetzt ist. Falls Sie Unterstützung brauchen, empfehlen wir das Basis-Kommunikationspaket.
• Wenn eine Papierstellungnahme eintrifft, prüfen Sie, ob die gleiche Person nicht bereits die identische Stellungnahme digital in der E-Mitwirkung erfasst hat. Gewisse Personen senden die gleiche Stellungnahme auf unterschiedliche Kanäle ab.
  

Stellungnahme nachträglich erfassen

Um eine briefliche Stellungnahme zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Erfassungsmaske öffnen

Öffnen Sie die Auswertungsansicht, indem Sie auf «Auswerten» in der Hauptnavigation des Administrationsbereichs klicken. Wählen Sie anschliessend unter «Aktionen» den Menüpunkt «Stellungnahme erfassen» aus.

Schritt 2: Phase auswählen

Falls in Ihrem Projekt mehere Phasen vorhanden sind, wählen Sie die Beteiligungsphase aus, zu der Sie die Rückmeldung hinzufügen möchten. Falls nur eine Phase in Ihrem Projekt besteht, ist dieser Schritt nicht notwendig.

Schritt 3: Original-Stellungnahme hochladen

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfehlen wir, die originale Stellungnahme als PDF-Datei hochzuladen. Ziehen Sie dazu das PDF (z. B. eingescannte Briefstellungnahme oder Anhang aus dem E-Mail) in den Dateibereich oder klicken Sie darauf, um die Datei auszuwählen.

Falls Sie mehrere Dokumente hochladen müssen, fügen Sie die verschiedenen Dateien zuerst als eine PDF-Datei zusammen. Sie können dazu beispielsweise das kostenlose Tool von Adobe benutzen. https://acrobat.adobe.com/link/acrobat/combine-pdf

Schritt 4: Rückmeldungen erfassen

Um die erste Rückmeldung zu erfassen, wählen Sie das Kapitel aus, zu der die Rückmeldung zugeordnet werden soll. Erfassen Sie anschliessend den Antrag und Begründung resp. die Bemerkung.

Klicken Sie anschliessend auf «Hinzufügen», um die Rückmeldung zu speichern. Es wird automatisch ein neues Feld hinzugefügt, wo Sie eine weitere Rückmeldung erfassen können.

Digital erfasste Stellungnahmen ergänzen

Falls Sie eine bereits erfasste Stellungnahme mit weiteren Rückmeldungen ergänzen möchten, können Sie ebenfalls den Assistenten zum Erfassen von Text-Rückmeldungen verwenden. Wählen Sie dazu wie im Schritt 3 beschrieben den gewünschten Teilnehmenden aus. Bereits erfasste Rückmeldungen werden nun automatisch angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, wie im Schritt 4 beschrieben, weitere Rückmeldungen zu erfassen.