E-Mail Vorlagen anpassen

E-Mail Vorlagen anpassen

Einleitung

Die E-Mitwirkung stellt praxisgeprüfte E-Mail-Vorlagen bereit. In gewissen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, eigene E-Mail Inhalte zu definieren. Versenden Sie danach z.B. ein Einladungsmail, wird automatisch die individuelle E-Mail versendet.

Schritt 1: Neue individuelle E-Mail erstellen

Im Einstellungsbereich «E-Mail Vorlagen» können Sie sämtliche vordefinierten E-Mail Typen der E-Mitwirkung einsehen. Klicken Sie dazu im Administrationsbereich der E-Mitwirkung auf «Einrichten», dann auf «E-Mail Vorlagen».



Klicken Sie beim gewünschten Typ (z.B. Einladung), bei dem Sie eine individuelle E-Mail erstellen möchten, auf «hinzufügen».

Schritt 2: Inhalte festlegen

Im erscheinenden Fenster können Sie nun die E-Mail Inhalte definieren.



Feld
Beschreibung
Interne Bezeichnung
Geben Sie der individuellen E-Mail eine Bezeichnung. Diese ist nur für Sie sichtbar.
Betreff
Wählen Sie einen Betreff aus.
Inhalt
Erfassen Sie den eigentlichen Inhalt der E-Mail.
Anhänge
Optional können Sie Anhänge hochladen. Damit sichergestellt ist, dass E-Mails auch bei grösseren Dateien beim Empfänger ankommen, werden diese nicht als Anhang, sondern als Link innerhalb vom E-Mail versendet.

Falls auf Organisationsebene bereits eine E-Mail-Vorlage definiert wurde, können Sie eine bestehende Vorlage auswählen und diese als Basis für Ihre E-Mail verwenden. Mehr über Organisationsvorlagen erfahren Sie hier.

Um den E-Mail-Inhalt zu personalisieren, stehen Ihnen verschiedenen Platzhalter zur Verfügung. So können Sie beispielsweise eine Anrede, die Kontaktdaten oder eine Schaltfläche zum öffnen der Mitwirkung einfügen.


  • «Anrede» fügt «Frau» oder «Herr» ein.
  • «Anrede Formell» fügt «Sehr geehrte Frau Muster» oder «Sehr geehrter Herr Muster» ein (inklusive dem Namen). Ist kein Name vorhanden, wird «Sehr geehrte Damen und Herren» verwendet.
  • «Anrede Informell» fügt «Guten Tag Frau Muster» oder «Guten Tag Herr Muster» ein (inklusive dem Namen). Ist kein Name vorhanden, wird «Guten Tag» verwendet.
  • «Mitwirkungslink» fügt einen Link zur jeweiligen Mitwirkung ein.
  • «Mitwirkungsbutton» fügt eine Schaltfläche, welche die Teilnehmende direkt auf die jeweilige Mitwirkung führt.

Schritt 3: E-Mail aktivieren und speichern

E-Mail aktivieren

Damit statt der Standardvorlage die von Ihnen erstellte Vorlage beim Versand verwendet wird, müssen Sie die E-Mail-Vorlage aktivieren. Wählen Sie dazu die Checkbox «aktivieren» an. 

Handelt es sich um ein E-Mail von der Kategorie «Individuelle E-Mails», muss diese nicht aktiviert werden. Weitere Informationen zu den individuellen E-Mails erhalten Sie hier.



E-Mail speichern

Klicken Sie auf «Speichern», um die Vorlage zu sichern.