PDF-Dateien mit einer Kapitelstruktur erstellen

PDF-Dateien mit einer Kapitelstruktur erstellen

Die E-Mitwirkung kann die Kapitelmarker aus dem PDF automatisch herauslesen. Als Voraussetzung müssen die Kapitelmarker jedoch vorhanden sein.

Dokumente erstellt mit Microsoft Word


Damit Ihr PDF-Dokument beim Export aus Microsoft Word automatisch Kapitelmarker (Lesezeichen) enthält, gehen Sie wie folgt vor:

1. Verwenden Sie die integrierten Formatvorlagen

  • Gliedern Sie Ihr Word-Dokument mit den Überschriften-Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3

  • Falls Sie eigene Format-Vorlagen verwenden (z.B. für Artikel), stellen Sie die Gliederungsebene korrekt ein. (siehe unterstehende Anleitung)

2. Exportieren Sie das Dokument als PDF

  • Gehen Sie auf Datei > Speichern unter oder Datei > Exportieren

  • Wählen Sie PDF als Dateiformat

  • Klicken Sie auf Optionen...

    • Auf Windows: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen «Textmarken erstellen unter Verwendung von:» -> Wählen Sie Überschriften

    • Auf Mac: Aktivieren Sie die Option «Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit»

3. PDF speichern

  • Bestätigen Sie mit OK oder Exportieren und speichern Sie die Datei

  • Öffnen Sie das PDF in einem PDF-Reader (z. B. Adobe Acrobat), aktiveren Sie die Ansicht «Lesezeichen» und prüfen Sie, ob die Kapitelmarker angezeigt werden.
    Sind diese ersichtlich, war der Export erfolgreich.



Dokumente erstellt mit anderen Programmen

Falls Sie das Dokument mit anderen Programmen als Microsoft Word wie z.B. InDesign erstellen, prüfen Sie die Dokumentation der jeweiligen Software.

Gliederungsebene im Word festlegen

Falls Sie eigene Formatvorlagen verwenden (z.B. für den Namen der Artikel) und möchten, dass die Bereiche ebenfalls als Kapitel in der PDF-Struktur erfasst werden, muss die Gliederungsebene in der Formatvorlage korrekt gesetzt sein. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rechtsklick auf die Formatvorlage, dann auf «Ändern...»


2. Menü Format öffnen und «Absatz...» auswählen


3. Bei Gliederungsebene die gewünschte Ebene auswählen und Formatvorlage speichern.


4. Die Elemente, welche mit dieser Formatvorlage markiert wurden, werden nun auch in der Kapitelstruktur abgebildet und im PDF korrekt ausgegeben.