Personalisierte Teilnehmerantwort versenden
Einführung
Nachdem Sie die Beurteilung der Stellungnahmen vorgenommen haben, können Sie mit der Funktion «Personalisierte Teilnehmerantwort» die Teilnehmenden über die Beurteilungen personalisiert per E-Mail informieren.
Der Teilnehmende erhält dabei ein Mail mit einem personalisierten PDF-Bericht zugestellt, bei denen die von ihm gestellten Anträge sowie die Beurteilungen dazu ersichtlich sind.
Sie können dabei selber festlegen, welche Beurteilungsfelder im PDF-Bericht für den Teilnehmenden ersichtlich sein sollen.
Der Teilnehmende erhält dabei ein Mail mit einem personalisierten PDF-Bericht zugestellt, bei denen die von ihm gestellten Anträge sowie die Beurteilungen dazu ersichtlich sind.
Sie können dabei selber festlegen, welche Beurteilungsfelder im PDF-Bericht für den Teilnehmenden ersichtlich sein sollen.
Beispiel des personalisierten E-Mails
Beispiel des PDF-Berichtes
Wer erhält die personalisierte Teilnehmerantwort?
Beim Versand der personalisierten Teilnehmerantwort wird anhand von definierten Regeln festgelegt, an wer das E-Mail zugestellt wird.
Es müssen dabei folgende Bedingungen erfüllt sein:
Es müssen dabei folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Der Teilnehmende hat mindestens eine Text-Rückmeldung erfasst und diese wurde beurteilt (nacherfasste Rückmeldungen durch die Verwaltungen zählen dabei nicht).
- Der Teilnehmende hat sein Konto in der E-Mitwirkung aktiviert und kann somit auch auf den geschützten Bereich zum Download der PDF-Datei zugreifen.
- Der Teilnehmende hat bisher noch keine personalisierte Teilnehmerantwort erhalten.
Um zu sehen, wer konkret eine Teilnehmerantwort erhalten wird, können Sie in derTeilnehmerverwaltung einen Excel-Export herunterladen.
In der Spalte «{Name der Phase} Versand Personalisierte Teilnehmerantwort» ist ersichtlich, ob die Person eine Teilnehmerantwort erhalten wird.
In der Spalte «{Name der Phase} Versand Personalisierte Teilnehmerantwort» ist ersichtlich, ob die Person eine Teilnehmerantwort erhalten wird.
Personalisierte Teilnehmerantwort versenden
Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung. Falls Sie mehrere Mitwirkungsphasen haben, wählen Sie die Phase aus, zu deren Sie die personalisierte Teilnehmerantwort versenden möchten.
Klicken Sie auf «Aktionen» und danach auf «E-Mail zustellen».
Klicken Sie die Box «Personalisierte Teilnehmerantwort» an. Wählen Sie anschliessend die gewünschten Felder aus, die dem Teilnehmenden als Beurteilung angezeigt werden sollen.
Stellen Sie hier sicher, dass keine Felder ausgewählt werden, die nur zu internen Beurteilungszwecken verwendet werden und nicht für die Öffentlichkeit gedacht sind.
Klicken Sie anschliessend auf «E-Mail versenden», um die personalisierte Teilnehmerantwort zu versenden.
Stellen Sie hier sicher, dass keine Felder ausgewählt werden, die nur zu internen Beurteilungszwecken verwendet werden und nicht für die Öffentlichkeit gedacht sind.
Klicken Sie anschliessend auf «E-Mail versenden», um die personalisierte Teilnehmerantwort zu versenden.
In der Teilnehmerverwaltung wurde nun der Status auf «Übermittelt (Teilnehmerantwort)» bei allen Teilnehmenden angepasst, die eine personalisierte Teilnehmerantwort erhalten haben.