Personalisierte Teilnehmerantwort versenden

Personalisierte Teilnehmerantwort versenden

Einführung

Die Funktion «Personalisierte Teilnehmerantwort» ist eine Beta-Funktion.  Erfahren mehr dazu hier.
Die Teilnehmerantwort wird nur an Personen mit bereits aktiviertem Zugang und entweder selbstständig übermittelten Stellungnahmen oder nacherfassten Briefrückmeldungen zugestellt.


Hat ein Mitwirkungsteilnehmender eine Stellungnahme übermittelt, möchte dieser über die Ergebnisse der Auswertung informiert werden. Neben dem Mitwirkungsbericht besteht die Möglichkeit, dem Teilnehmenden eine vollautomatisierte und personalisierte Beantwortung seiner Stellungnahme per E-Mail zuzustellen. Die Beantwortung erhält der Empfänger in Form eines personifizierten PDF-Berichts zugestellt.

Beispiel des personalisierten E-Mails

Beispiel des PDF-Berichtes

Voraussetzungen

  • Die Rückmeldungen wurden ausgewertet und eine Beantwortung zu jeder Stellungnahme wurde erfasst.
  • Der Teilnehmende hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt

Schritt 1: PDF Bericht vorbereiten

Zuerst müssen Sie festlegen, welche Beurteilungsfelder im PDF-Bericht dem Teilnehmenden angezeigt werden sollen.

  1. Öffnen Sie den Auswertungsbereich, indem Sie auf «Auswertung», dann auf «Text-Rückmeldungen» klicken.
  2. Klicken Sie auf «Aktionen», dann auf «Beurteilungsfelder verwalten».
  3. Klicken Sie bei den Beurteilungsfeldern, die im Bericht angezeigt werden sollen, auf das Stift-Symbol.
  4. Wählen Sie die Option «In Teilnehmerbeantwortung anzeigen» an und klicken Sie auf «Speichern».

Schritt 2: Teilnehmerantwort versenden

  1. Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung.
  2. Klicken Sie auf «Aktion auswählen».
  3. Wählen Sie den Menüpunkt «E-Mail zustellen» an.
  4. Klicken Sie auf «Personalisierte Teilnehmerantwort».
  5. Klicken Sie auf «E-Mail versenden», um den Versand auszulösen.


Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

  • Die Teilnehmerrückmeldung erhalten nur Personen mit dem Status «Übermittelt». Personen mit dem Status «Übermittelt (Brief)» erhalten keine E-Mail.
  • Die Teilnehmerrückmeldung geht nur an jene Personen, die sich in der jeweiligen Phase befinden, aus der die E-Mail versendet wird.
  • Die Teilnehmerrückmeldungen geht nur an Personen, die Rückmeldungen zu Textdokumenten oder Karten erfasst haben.
  • Die Teilnehmerrückmeldung funktioniert nur, wenn die Mitwirkungsinhalte nicht in eine andere Phase verschoben wurden.
Bei Unsicherheiten zum Versand kontaktieren Sie bitte den Support.