Wie kann ich mit anderen Personen eine Stellungnahme erarbeiten (Team-Funktion)?
Einführung zur Team-Funktion in der E-Mitwirkung
Mit der Teamfunktion der E-Mitwirkung können Sie weitere Personen (z. B. Kolleginnen und Kollegen aus Ihrer Organisation, Verband, Gemeindeverwaltung) zur gemeinsamen Erarbeitung der Stellungnahme einladen. Die eingeladenen Team-Mitglieder können den aktuellen Stand der Stellungnahme einsehen und ihre Rückmeldungen erfassen. Anschliessend kann die Stellungnahme konsolidiert und übermittelt werden.
Jedes Team besteht aus einer hauptverantwortlichen Person (Team-Administrator:in) sowie Team-Mitglieder. Nur die Team-Administrator:in kann Team-Mitglieder einladen und die Stellungnahme final übermitteln.
Team-Mitglieder bearbeiten
Personen zum Team einladen
Um gemeinsam im Team die Stellungnahme zu erfassen, laden Sie die Team-Mitglieder ein. Klicken Sie dazu auf der Startseite der jeweiligen E-Mitwirkung auf die Schaltfläche «Team-Mitglied einladen».
Erfassen Sie im angezeigten Fenster die gewünschte(n) Person(en) und klicken Sie auf «Einladung versenden». Die Person wird automatisch per E-Mail benachrichtigt und kann sich mit dem Link in der E-Mitwirkung anmelden.
Team-Mitglieder entfernen
Als Team-Administrator:in können Sie bestimmen, wer in Ihrem Team ist. Klicken Sie dazu auf der Startseite der Mitwirkung auf «Team-Mitglied einladen». Anschliessend sehen Sie eine Übersicht über die eingeladenen Mitgliedern.
Mit dem Klick auf «Mitglied entfernen» können Person aus dem Team entfernt werden, sodass diese unmittelbar den Zugriff auf die Stellungnahme verlieren.
Rolle als Team-Administrator:in übertragen
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Rolle als hauptverantwortliche Person (Team-Administrator:in) abzugeben. Dies ist hilfreich, falls Sie zum Beispiel bis zum Ende der Teilnahmefrist nicht verfügbar sind und eine Stellvertretung Ihre Rolle übernimmt. Mit einem Klick auf «Rolle übergeben» können Sie Rolle als Team-Administrator:in an ein Mitglied Ihres Teams übergeben. Nach der Übergabe bleiben Sie als Team-Mitglied weiter im Team bestehen, können aber z. B. keine weiteren Team-Mitglieder mehr einladen.
Stellungnahme erfassen
Wird eine Text-Rückmeldung zu einem Dokument oder einer offenen Fragestellung erfasst, ist diese für andere Team-Mitglieder sofort sichtbar. Jedes Mal, wenn ein Team-Mitglied nun eine Änderung vornimmt, wird automatisch eine neue Version erstellt. So ist jederzeit ersichtlich, wer was und wann erfasst hat. Bei Kartenpunkten und Befragungen wird automatisch der letzte Stand des Teams angezeigt.
Versionen einer einzelnen Rückmeldung einsehen
Um die verschiedenen Versionen einzusehen, klicken Sie bei der jeweiligen Rückmeldung auf «Rückmeldung bearbeiten». Wählen Sie anschliessend den Link «Erfassungsverlauf anzeigen» an.
Entwurf Ihrer Stellungnahme einsehen
Um einen Überblick zu erhalten, welche unterschiedlichen Rückmeldungen erfasst worden sind, können Sie einen PDF-Bericht herunterladen. Dies eignet sich, wenn Sie z. B. den Entwurf der Stellungnahme an einer Sitzung besprechen möchten. Um den Bericht zu öffnen, klicken Sie auf der Übersichtsseite der E-Mitwirkung beim «Schritt 3», «Stellungnahme prüfen», auf die Schaltfläche «Entwurf einsehen». Der PDF-Bericht wird anschliessend generiert und heruntergeladen.
Im Entwurf ist auch der Name der Person ersichtlich, welche die Stellungnahme erfasst hat. Diese Information ist nur für Ihr Team ersichtlich, die Verwaltung sieht den Namen der einzelnen Person nicht, da Ihre Stellungnahme im Namen der Organisation übermittelt wird.
Stellungnahme übermitteln
Mit der Übermittlung wird die Stellungnahme Ihres Teams definitiv übermittelt und kann danach durch die Verwaltung eingesehen werden.
Die Übermittlung der Stellungnahme kann ausschliesslich die hauptverantwortliche Person (Team-Administrator:in) vornehmen.
Um die Stellungnahme zu übermitteln, navigieren Sie auf der Übersichtsseite der E-Mitwirkung zu «Schritt 4» und klicken Sie auf «Stellungnahme übermitteln».
Anschliessend können Sie sämtliche Angaben überprüfen und klicken dann auf «Stellungnahme absenden». Test