Comment puis-je élaborer une prise de position avec d'autres personnes (fonction d'équipe) ?
Introduction à la fonction d'équipe
La fonction d'équipe de l'e-participation vous permet d'inviter d'autres personnes (par exemple des collègues de votre organisation, association, administration communale) à élaborer ensemble la prise de position. Les membres de l'équipe invités peuvent consulter l'état actuel de la prise de position et saisir leurs réactions. Ensuite, la prise de position peut être consolidée et transmise.
Chaque équipe se compose d'une personne responsable (administrateur/trice de l'équipe) et de membres de l'équipe. Seul l'administrateur/trice de l'équipe peut inviter des membres de l'équipe et transmettre la prise de position finale.
Modifier les membres de l'équipe
Inviter des personnes à rejoindre l'équipe
Pour saisir ensemble l'avis au sein de l'équipe, invitez les membres de l'équipe. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Inviter un membre de l'équipe » sur la page d'accueil de l'e-participation concernée.
Saisissez la ou les personnes souhaitées dans la fenêtre qui s'affiche et cliquez sur « Envoyer l'invitation ». La personne sera automatiquement informée par e-mail et pourra s'inscrire en cliquant sur le lien dans l'e-participation.
Supprimer des membres de l'équipe
En tant qu'administrateur(trice) d'équipe, vous pouvez déterminer qui fait partie de votre équipe. Pour ce faire, cliquez sur « Inviter un membre de l'équipe » sur la page d'accueil de la participation. Vous voyez ensuite un aperçu des membres invités.
En cliquant sur « Supprimer membre », vous pouvez retirer une personne de l'équipe, de sorte qu'elle perde immédiatement l'accès à l'avis.
Transférer le rôle d'administrateur(trice) d'équipe
Vous avez la possibilité de céder votre rôle de responsable principal (administrateur(trice) d'équipe). Cela peut être utile si, par exemple, vous n'êtes pas disponible jusqu'à la fin du délai de participation et qu'un remplaçant prend votre rôle en charge. En cliquant sur « Transférer le rôle », vous pouvez transférer le rôle d'administrateur/trice d'équipe à un membre de votre équipe. Après le transfert, vous continuez à faire partie de l'équipe en tant que membre de l'équipe, mais vous ne pouvez plus inviter d'autres membres de l'équipe, par exemple.
Saisir un avis
Lorsqu'une réaction textuelle est saisie pour un document ou une question ouverte, elle est immédiatement visible pour les autres membres de l'équipe. Chaque fois qu'un membre de l'équipe effectue une modification, une nouvelle version est automatiquement créée. Il est ainsi possible de savoir à tout moment qui a saisi quoi et quand. Pour les points de la carte et les enquêtes, la dernière version de l'équipe est automatiquement affichée.
Consulter les versions d'une seule confirmation
Pour consulter les différentes versions, cliquez sur « Modifier la confirmation » pour la confirmation concernée. Sélectionnez ensuite le lien « Afficher l'historique des saisies ».
Consulter le projet de votre avis
Pour avoir une vue d'ensemble des différents feedbacks qui ont été enregistrés, vous pouvez télécharger un rapport PDF. Cela peut être utile si vous souhaitez par exemple discuter du projet de prise de position lors d'une réunion. Pour ouvrir le rapport, cliquez sur le bouton « Consulter le projet » à l'« étape 3 », « Examiner la prise de position », sur la page d'aperçu de la cyberparticipation. Le rapport PDF est ensuite généré et téléchargé.
Le nom de la personne qui a saisi l'avis est également visible dans le projet. Cette information n'est visible que pour votre équipe, l'administration ne voit pas le nom de la personne individuelle, car votre avis est transmis au nom de l'organisation.
Transmettre un avis
La transmission permet de transmettre définitivement l'avis de votre équipe, qui peut ensuite être consulté par l'administration.
Seule la personne responsable principale (administrateur(trice) de l'équipe) peut transmettre la prise de position.
Pour transmettre la prise de position, naviguez sur la page d'aperçu de la cyberparticipation vers « Étape 4 » et cliquez sur « Transmettre la prise de position ».
Vous pouvez ensuite vérifier toutes les données et cliquer sur « Envoyer la prise de position ».