Einleitung

In der E-Mitwirkung können Sie sowohl die vorgegebenen E-Mail Vorlagen als auch individuelle E-Mail Vorlagen verwenden. Falls Sie in mehreren Mitwirkungen Ihrer Organisation die gleichen E-Mail Vorlagen verwenden möchten, haben Sie die Möglichkeit, diese auf der Ebene der Organisation zu erstellen. Die Vorlage steht dann in sämtlichen Mitwirkungen zur Auswahl zur Verfügung und kann als Basis für die individuelle E-Mail verwendet werden.

Um eine E-Mail Vorlage auf Ebene der Organisation zu erstellen, benötigen Sie die Rolle «Organisationsadministrator/in».

Schritt 1: Vorlagen öffnen

1. Melden Sie sich im Administrationsbereich Ihrer Organisation innerhalb der E-Mitwirkung an.
2. Wählen Sie den Menüpunkt «E-Mail Vorlagen» an.

Schritt 2: Vorlage erstellen

Klicken Sie auf «Erstellen», um eine neue Vorlage zu erstellen. Geben Sie der Vorlage eine sprechende Bezeichnung. Definieren Sie einen Betreff und einen Inhalt des E-Mails..
Wie Sie Platzhalter in den E-Mails verwenden, können Sie dem Artikel «E-Mail Nachrichten individualisieren» entnehmen.
Sobald die Inhalte definiert wurden, klicken Sie auf «Speichern», um die Vorlage hinzuzufügen.

Schritt 3: Vorlage in einer Mitwirkung verwenden

In der einzelnen Mitwirkung, kann nun die gespeicherte E-Mail Vorlage beim Erstellen der individuellen Vorlage ausgewählt werden. Klicken Sie dazu auf «Vorlage wählen».
Die neu erstellte Vorlage kann dann angewählt und über «Auswählen» aktiviert werden. Die Inhalte der Vorlage wurden nun in die E-Mail Nachricht eingefügt.