Einleitung

Häufig macht es Sinn, wichtige Anspruchsgruppen aktiv zur digitalen Mitwirkung einzuladen. Sie haben dazu die Möglichkeit, die Teilnehmenden manuell zu erfassen oder über einen Excel-Import in die E-Mitwirkung hochzuladen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Adressliste erstellen und diese in die E-Mitwirkung hochladen.

Teilnehmer/innen importieren

Schritt 1: Phase wählen

Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung mit Administratorenrechte. Wählen Sie die Phase aus, zu der der Mitwirkungsteilnehmende hinzugefügt werden soll.

Schritt 2: Musterdatei herunterladen

Damit die Importdatei in der korrekten Form strukturiert wird, stellen wir Ihnen eine Musterdatei bereit. Diese können Sie wie folgt herunterladen.

1. Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung in der gewünschten Mitwirkung. Klicken Sie dazu auf «Teilnehmende» in der Hauptnavigation.
2. Klicken Sie auf «Aktionen» und wählen Sie «Teilnehmer/in hinzufügen» an.
   
3. Wählen Sie die Option «Aus Excel-Datei importieren» aus und klicken Sie auf «Weiter».
4. Klicken Sie auf «Mustervorlage herunterladen», um diese herunterzuladen und in Excel zu öffnen.

Schritt 3: Musterdatei ausfüllen

Vervollständigen Sie die Musterdatei mit den gewünschten Adressaten. Folgend einige Tipps, wie Sie diese korrekt ausfüllen.

• Kontakte, die bereits zuvor importiert wurden, sollten nicht erneut in die Liste eingefügt werden, da diese ansonsten erneut importiert werden.
• Verwenden Sie im Feld «Anrede» ausschliesslich «Frau» oder «Herr» oder lassen Sie das Feld leer. Werte wie «Herr und Frau» oder «Frau Dr.» sind nicht erlaubt.
• Möchten Sie Organisationen zur Mitwirkung einladen, verwenden Sie wenn möglich eine unpersönliche Adresse (z.B. info@musterverband.ch). So stellen Sie sicher, dass die Einladung auch dann ankommt, wenn eine spezifische Person z.B. ferienhalber abwesend ist. Füllen Sie in diesem Fall ausschliesslich das Feld «E-Mail (Organisation)» aus.
  
• Im Feld «Teilnehmerkategorie» können Sie Ihre Anspruchsgruppen kategorisieren. Geben Sie die Kategorisierungen kommagetrennt und ohne Abstände ein. z.B. «Gemeinde,Partei». Die E-Mitwirkung erstellt danach automatisch die Teilnehmergruppen daraus.
• Das Feld «Externe Kontakt-ID» können Sie leerlassen.
• Ändern Sie nicht die Reihenfolge der Spalten und fügen Sie keine zusätzlichen Spalten hinzu.
• Wird ein Teilnehmender importiert, der zuvor bereits in der Organisation erfasst wurde, wird dieser zusätzlich hinzugefügt. Achten Sie deshalb darauf, dass bereits erfasste Teilnehmer/innen aus der Import-Datei herausgelöscht werden.

Speichern Sie anschliessend die Datei ab.

Schritt 4: Datei in der E-Mitwirkung hochladen

1. Klicken Sie auf «wählen Sie die Datei» und wählen Sie die Datei aus oder ziehen Sie das Excel direkt in die Markierung
2. Die Kontakte werden automatisch hochgeladen
   

Schritt 5: Importierte Teilnehmende zur Mitwirkung hinzufügen

Schritt 6: Nächste Schritte

Die Teilnehmenden sind nur in der Teilnehmerübersicht mit dem Status «Vorgemerkt» ersichtlich.
Als nächsten Schritt können Sie diese z.B. per E-Mail einladen oder einen postalischen Versand durchführen.