Die E-Mitwirkung erlaubt es, Organisationen und Personen per E-Mail zur Mitwirkung einzuladen.

Benötigte Vorarbeiten

Teilnehmende zur Phase hinzufügen
Fügen Sie die gewünschten Teilnehmenden, die Sie zur Mitwirkung einladen möchten, zur aktuellen Mitwirkungsphase hinzu. Wie dies funktioniert, erklären wir Ihnen hier .

Individuelle E-Mail Vorlagen erstellen

Wir stellen Ihnen bereits eine praxisgeprüfte Vorlage für den E-Mail-Versand bereit. Falls Sie ein individuelles Einladungsmail erstellen möchten,  zeigen wir Ihnen hier, wie Sie individuelle Vorlagen erstellen können.

Tipps

Zwei Varianten zum Versand der Einladung

Für den Versand der E-Mails haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten. Sie können entweder die gewünschten Teilnehmenden manuell auswählen, oder automatisiert allen Teilnehmenden eine Einladung senden, die den Status «vorgemerkt» haben und somit noch nicht eingeladen wurden.
Bei einem Initialversand empfehlen wir, automatisiert eine Einladung an Teilnehmenden mit dem Status «vorgemerkt» zuzustellen.

Versandzeitpunkt

Senden Sie Ihre Einladung kurz nach dem Phasenstart ab. Prüfen Sie dazu das Startdatum und die Startzeit der Mitwirkungsphase. Ansonsten können sich die eingeladenen Teilnehmenden noch nicht anmelden.

Einzelne Teilnehmende auswählen

Öffnen Sie die Teilnehmerverwaltung und klicken Sie beim gewünschten Teilnehmenden, der Sie zur Mitwirkung einladen möchten, auf «Aktionen». Alternativ können Sie über die Kontrollkästchen auch mehrere Teilnehmende auswählen und oben rechts auf «Aktion auswählen» klicken.

Wählen Sie anschliessend den Menüpunkt «E-Mail zustellen» aus und klicken Sie auf «Einladungsmail». Bestätigen Sie anschliessend den Versand über die Schaltfläche «E-Mail versenden».

Versand an Teilnehmende mit dem Status «vorgemerkt».

Falls Sie automatisiert an alle Teilnehmenden eine Einladung versenden möchten, die den Status «vorgemerkt» haben (und somit noch nicht eingeladen wurden), gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie sicher, dass keine einzelnen Teilnehmer über die Kontrollkästchen angewählt sind.
   
2. Klicken Sie auf «Aktion auswählen».
   
3. Wählen Sie «E-Mail zustellen» aus.
   
4. Klicken Sie auf «Einladungsmail».
   
5. Starten Sie den Versand mit dem Klick auf «E-Mail versenden».