Teilnehmende per E-Mail einladen

Teilnehmende per E-Mail einladen

Zuvor hinzugefügte Adressaten können per Knopfdruck zur jeweiligen Mitwirkung eingeladen werden. Sie erhalten dabei einen personalisierten Zugangslink und können sich darüber registrieren oder mit ihrem bestehenden Konto der E-Mitwirkung anmelden.

Vorbereitungen

  1. Teilnehmende zur Phase hinzufügen
    Fügen Sie die gewünschten Teilnehmenden, die Sie zur Mitwirkung einladen möchten, zur aktuellen Mitwirkungsphase hinzu. Wie dies funktioniert, erklären wir Ihnen hier.

  2. Individuelle E-Mail Vorlagen erstellen
    Wir stellen Ihnen bereits eine praxisgeprüfte Vorlage für den E-Mail-Versand bereit. Falls Sie ein individuelles Einladungsmail erstellen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie eine individuelle Vorlagen erstellen können.

Versand an alle Adressaten durchführen

Um automatisch allen Adressaten mit dem Status «vorgemerkt» eine Einladung zuzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Stellen Sie sicher, dass keine einzelnen Teilnehmer über die Kontrollkästchen angewählt sind.
  2. Klicken Sie auf «Aktion auswählen».
  3. Wählen Sie «E-Mail zustellen» aus.
  4. Klicken Sie auf «Einladungsmail».
  5. Starten Sie den Versand mit dem Klick auf «E-Mail versenden».
Hinweis: Einladungsmails können pro Teilnehmenden nur einmal versendet werden, um versehentliche Doppelzusendungen zu vermeiden. Sollten Sie dennoch eine erneute Einladung versenden müssen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Einzelne Teilnehmende auswählen

Klicken Sie in der Teilnehmerverwaltung beim gewünschten Teilnehmenden auf «Aktionen». Alternativ können Sie über die Kontrollkästchen auch mehrere Teilnehmende auswählen und oben rechts auf «Aktion auswählen» klicken.

Wählen Sie anschliessend den Menüpunkt «E-Mail zustellen» aus und klicken Sie auf «Einladungsmail». Bestätigen Sie anschliessend den Versand über die Schaltfläche «E-Mail versenden».




Fehlerhafte E-Mail-Zustellung

Wenn Einladungen über E-Mitwirkung versendet werden, kann es vorkommen, dass einzelne E-Mails aufgrund ungültiger E-Mail-Adressen nicht zugestellt werden.

Um Sie über fehlgeschlagene Zustellungen zu informieren, wird jeweils in der Nacht ein automatischer Bericht per E-Mail versendet – sofern Versandfehler aufgetreten sind. Dieser Bericht enthält eine Übersicht aller nicht zugestellten E-Mails der letzten 24 Stunden.

Der Bericht wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die in den Kontakteinstellungen des jeweiligen Projekts hinterlegt ist.


Wir empfehlen, die E-Mail-Adresse in der Teilnehmerverwaltung anzupassen und das Einladungsmail dem Teilnehmenden erneut zuzustellen.
Falls die ungültige E-Mail-Adresse aus einem internen Verzeichnis stammt, empfehlen wir zudem, die E-Mail-Adresse zusätzlich im Quellsystem zu korrigieren.