Einleitung

Ergänzend zum Versenden der Einladung per E-Mail, können Sie eine postalische Einladung den Anspruchsgruppen zustellen.

Dies ist in folgenden Fällen empfehlenswert:

• Die E-Mail-Adresse der Organisation oder Person ist nicht bekannt.
• Es handelt sich um eine Organisation oder Person, die zwingend zur Mitwirkung teilnehmen soll. Der Brief stärkt erfahrungsgemäss die Verbindlichkeit.

Sofern möglich, empfehlen wir zu jedem Briefversand zusätzlich eine E-Mail-Einladung zu versenden. Dadurch kann die eingeladene Person direkt auf den Link im E-Mail klicken und muss sich nicht mit einem Zugangscode registrieren. Wie sie eine E-Mail-Einladung versenden, erfahren Sie hier.

Versandzeitpunkt

Wir empfehlen, die postalische Einladung einen Tag vor dem Mitwirkungsstart zu versenden, damit diese rechtzeitig zum Mitwirkungsstart eintrifft.

Beispiel eines Einladungsschreibens

Ein Muster des Einladungsschreibens, welche nach Best-Practice erstellt wurde, ist im Basis-Kommunikationspaket enthalten, welches zusätzlich erworben werden kann.

So erstellen Sie personalisierte Einladungsschreiben

Schritt 1

Importieren Sie Ihre Adressaten in die E-Mitwirkung oder fügen Sie bestehende Teilnehmende aus Ihrer Organisation zur Mitwirkungsphase hinzu. Jeder Teilnehmender erhält automatisch einen persönlichen Zugangscode.

Schritt 2

Fügen Sie die Teilnehmenden zur jeweiligen Mitwirkungsphase hinzu.

Schritt 3

Erstellen Sie einen Teilnehmerexport.

Schritt 4

Verfassen Sie einen Serienbrief (z.B. in Microsoft Word). Verwenden Sie dazu den erstellten Teilnehmerexport als Adressquelle.

Achten Sie darauf, dass der Teilnehmercode im Brief eingefügt wird.

Teilnehmerstatus bei postalischer Einladung

Da die E-Mitwirkung nicht wissen kann, welche Teilnehmende effektiv postalisch eingeladen wurden, verbleibt der Teilnehmerstatus auf «Vorgemerkt».

Findet ein zusätzlicher Versand per E-Mail statt, wechselt beim Versand des E-Mails der Status automatisch auf «Eingeladen». Wird nur ein postalischer Versand durchgeführt, muss der Status manuell auf «Eingeladen» gewechselt werden. Mehr Informationen zum manuellen Anpassen eines Status finden Sie im Artikel «Teilnehmerstatus anpassen».