Einführung

In der E-Mitwirkung haben Sie die Möglichkeit, Rückmeldungen zu einem Dokument strukturiert nach einer Kapitelstruktur einzuholen und anschliessend effizient auszuwerten. Für die Erfassung der Rückmeldung zum Dokument können Sie Ihren Mitwirkungsteilnehmenden zwei verschiedene Erfassungsvarianten ermöglichen. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, beide Erfassungsvarianten anzubieten.

Schritt für Schritt Video-Anleitung:

Wenn Sie ein Text-Dokument zur Mitwirkung bereitstellen, haben Teilnehmende zwei Möglichkeiten, wie sie Rückmeldungen zum entsprechenden Dokument erfassen können.

Kontextbasierte Mitwirkung

Mit der kontextbasierten Mitwirkung erlauben Sie den Mitwirkungsteilnehmenden, die Rückmeldungen direkt im Dokument zu erfassen. Sie können bequem durch das Dokument navigieren und an der gewünschten Stelle die Rückmeldung erfassen. Dies ist sinnvoll, wenn sich Ihre Anspruchsgruppe zuerst über den Inhalt informieren möchte.

Eine Anleitung, wie Sie die kontextbasierte Mitwirkung einrichten, finden Sie hier.

Formularbasierte Mitwirkung

Die Teilnehmenden wählen das entsprechende Kapitel, zu dem Sie eine Textrückmeldung erfassen möchten, über das Formular aus. Dies ist sinnvoll, wenn sich Ihre Zielgruppe bereits mit dem Dokument auseinandergesetzt hat, den Inhalt kennt und bereits bekannt ist, zu welchem Kapitel die Rückmeldung erfasst werden soll.

Dokument einrichten

1. Erstellen Sie eine neue Seite oder öffnen Sie eine bereits bestehende Seite. Wie Sie Seiten verwalten können, erfahren Sie hier.
   
2. Klicken Sie in der Seitenansicht auf «Neuer Bereich hinzufügen».
3. Geben Sie den Namen des Dokuments und eine optionale Beschreibung ein, welche auf der Seite unter dem Dokumententitel angezeigt wird.
4. Wählen Sie den Bereichstyp «Text-Rückmeldungen» an.
5. Klicken Sie auf «Datei hinzufügen», um das Dokument (PDF-Format) hochzuladen.
6. Klicken Sie auf «Speichern». Da das Dokument nun hochgeladen wird, kann der Speichervorgang etwas dauern. Warten Sie, bis eine Erfolgsmeldung auf dem Bildschirm erscheint.

Kapitelstruktur definieren

Als nächster Schritt pflegen Sie die Kapitelstruktur des Dokuments in die E-Mitwirkung ein.

Tiefe der Kapitelstruktur festlegen

Zu jedem Kapitel, welches Sie in der E-Mitwirkung erfassen, kann anschliessend eine Text-Rückmeldung erfasst werden. Erfassen Sie somit nur diese Kapitel, zu denen auch eine Rückmeldung erfasst werden soll.

Überlegen Sie sich, welche Tiefe der Kapitelstruktur Sie abbilden möchten. Bei grossen Dokumenten macht es erfahrungsgemäss Sinn, nur die 1. bis 3. Ebene abzubilden (z.B. 1. 1.1 und 1.1.1). Bei kleineren Dokumenten oder Gesetzestexte können sämtliche Ebenen abgebildet werden.

Kapitel einrichten

Für das Einpflegen der Kapitelstruktur stehen Ihnen zwei verschiedenen Varianten zur Verfügung:

• Einpflegen über das Webinterface
• Importieren der Struktur per Excel-File (empfohlen bei umfangreicheren Dokumenten)

Einpflegen über das Webinterface

1. Klicken Sie beim Dokument auf «Neuer Inhaltsblock».
2. Erfassen Sie unter «Name» die Bezeichnung des Kapitels, beispielsweise «1.0 Einleitung».
3. Unter «Erläuterung» können Sie optional eine Anweisung einfügen, die dem Teilnehmenden bei der Erfassung der Rückmeldung angezeigt wird.
4. Standardmässig muss der Teilnehmende die Felder «Antrag» und «Begründung» zu jeder Rückmeldung erfassen. Falls nur ein Bemerkungsfeld erforderlich sein soll, aktivieren Sie die Option «Nur Bemerkungsfeld erforderlich»
5. Optional können Sie einen Anhang (z.B. Erläuterungstext) zum Kapitel hochladen, dieser wird dem Teilnehmenden bei der Erfassung der Rückmeldung angezeigt.
6. Definieren Sie die Seitenzahl, auf der das Kapitel das erste Mal vorkommt.
7. Geben Sie die Strukturebene ein (z.B, bei Hauptkapitel 0, bei Unterkapitel 1)
8. Optional können Sie eine individuelle Zeichenempfehlung angeben. Wird dieses Feld nicht definiert, gilt die Zeichenempfehlung von 1000 Zeichen.
9. Klicken Sie auf «Speichern», um das Kapitel dem Dokument hinzufügen.
   
   

Einpflegen über den Excel-Import

1. Klicken Sie beim Dokument auf «Neuer Inhaltsblock».
2. Klicken Sie im Bearbeitungsfenster unten rechts auf «Importvorlage herunterladen».
3. Öffnen Sie die Mustervorlage im Excel und füllen Sie die entsprechenden Kapitel in die vorgegebene Struktur ab. Zwingend erforderlich ist der Name, die Seitenzahl und die Strukturebene.
4. Klicken Sie auf «Importieren» und wählen Sie die Excel-Datei aus.
5. Die Kapitelstruktur wird automatisch importiert.

Aktivieren der kontextbasierten Erfassung

Erfahren Sie hier, wie Sie die kontextbasierte Erfassung für das Dokument aktivieren.

Kapitel löschen

Um ein Kapitel zu löschen, klicken Sie im Bearbeitungsfenster unten rechts auf «Bereich löschen?». Beachten Sie, dass sämtliche Rückmeldungen, die zu diesem Kapitel erfasst wurden, ebenfalls gelöscht werden. 

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Dokument ersetzen

Fall Sie beispielsweise einen Rechtschreibfehler im Dokument entdeckt haben oder Elemente in der Kopfzeile / Fusszeile ersetzen möchten, können Sie das hochgeladene Dokument anhand der folgenden Schritte ersetzen. Gesetzte Flächen aus der kontextbasierten Erfassung bleiben dabei bestehen.

1. Klicken Sie innerhalb der Seite beim jeweiligen Dokument auf das Stift-Symbol
   
2. Klicken Sie auf «Dokument ersetzen»
   
3. Wählen Sie das neue Dokument aus
   
4. Es erscheint der Hinweis «Neues Dokument ausgewählt»
5. Klicken Sie auf «Speichern»