Projekte erstellen, kategorisieren, kopieren und verwalten, abschliessen
Einführung
Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie neue Projekte erstellen, verwalten, einsehen und löschen können. Sie benötigen dafür Zugriff auf die Organisationsverwaltung Ihrer Organisation. Wie Sie die Organisationsverwaltung öffnen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Projekte in der Übersicht einsehen
In der Projektübersicht werden Ihnen alle Projekte Ihrer Organisation angezeigt. Mit dem Klick auf die jeweilige Projekt-Kachel öffnet sich die das jeweilige Projekt und Sie können dieses verwalten.
Neues Projekt erstellen
Um ein neues Projekt zu erstellen, klicken Sie in der Organisationsverwaltung auf die Schaltfläche «Projekt erstellen». Geben Sie dann den Namen Ihres Projektes ein. Klicken Sie anschliessend auf «Erstellen». Anschliessend können Sie das Projekt öffnen und verwalten.
Projekt kopieren
Sie können ein Projekt und dessen Struktur kopieren, wenn Sie ein ähnliches Projekt erstellen möchten.
Auf der Organisationsebene unter «Projekte», wählen Sie das gewünschte Projekt aus und klicken auf «Kopieren». Dabei wird eine identische Kopie des originalen Projektes erstellt, einschliesslich: aller Informationen in den «Einstellungen», sämtliche Informations- und Mitwirkungsbereiche inklusive aller Bilder und Beschreibungen zu den erstellten Mitwirkungen. Ebenso die Phasen, Benutzer, Teilnehmerkategorien, E-Mail-Vorlagen und Beurteilungsfelder.
Jedoch ohne: Teilnehmeradressen und Rückmeldungen des originalen Projektes, sowie hinterlegte Dokumente im Mitwirkungsbereich. Ebenso werden bei Befragungen die einzelnen Fragen nicht mitkopiert.
Auf was Sie beim Kopieren speziell achten müssen:
- Das kopierte Projekt wird standardmässig im Portal ausgeblendet. Um es im Portal anzuzeigen, aktivieren Sie in den Projekteinstellungen die Option «Projekt im Portal anzeigen». (Anleitung)
- Überprüfen Sie das Start- und Enddatum der Phasen und passen diese an das Projekt an. (Anleitung)
- Passen Sie die Projekt-URL (Slug) an, da diese automatisch anhand der Original-URL generiert wird (Anleitung) und auf den effektiven Titel Ihres Vorhaben geändert werden sollte.
Projekt bearbeiten, einer Kategorie zuweisen oder löschen
Um ein Projekt zu bearbeiten, klicken Sie das gewünschte Projekt an. Anschliessend klicken Sie innerhalb des Projektes auf «Einrichten», danach auf «Einstellungen».
Im Artikel «Festlegen der Projekteinstellungen» erfahren Sie, wie Sie Projekte bearbeiten, löschen, die Berechtigungen ändern oder die Kategorie für das Portal zuweisen können.
Reihenfolge der Projekte anpassen
Die Reihenfolge der Projekte können Sie über Drag n Drop verschieben. Klicken Sie dazu auf eine Mitwirkung, halten Sie den Cursor gedrückt und ziehen Sie das Projekt an die gewünschte Stelle.
Projektkategorien erstellen und verwalten
Bei einer Vielzahl von Projekten kann es sinnvoll sein, diese in Kategorien einzuteilen. Die Kategorien werden standardmässig auch im öffentlichen Portal angezeigt. Optional können die Kategorien im Portal auch ausgeblendet werden, wenn Sie diese beispielsweise nur für interne Zwecke verwenden möchten. Kategorien können beispielsweise nach Thema, Projektstatus (In der Mitwirkung, Abgeschlossen) oder nach Organisation (z.B. Amt, Direktion) erstellt werden. Standardmässig ist nur die Kategorie «Unkategorisiert» vorhanden. Alle Projekte, die nicht einer Kategorie zugeteilt sind, befinden sich darin.
Kategorien erstellen
Um eine neue Kategorie zu erstellen, klicken Sie in der Projektübersicht auf «Neue Kategorie hinzufügen». Geben Sie anschliessend den Namen der Kategorie ein und bestimmen Sie, ob diese im Portal für die Teilnehmenden sichtbar sein soll oder nich
Kategorie ein- und ausblenden
Eine Kategorie kann für die Teilnehmeransicht aus- oder eingeblendet werden. Alle sich darin befindenden Projekte werden ebenfalls ausgeblendet. So kann zum Beispiel eine Kategorie «Archiv» oder «In Bearbeitung» erstellt und für die Teilnehmer ausgeblendet werden.
Um eine Kategorie auszublenden, klicken Sie bei der jeweiligen Kategorie auf das Stift-Symbol, aktivieren oder deaktivieren Sie die Option «Diese Kategorie im Portal anzeigen» und klicken Sie auf «Speichern».
Kategorie löschen
Um eine Kategorie zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der jeweiligen Kategorie. Klicken Sie danach auf den Link «Kategorie löschen?» und bestätigen Sie die Löschung.
Sämtliche Projekte, die dieser Kategorie zugeordnet sind, werden automatisch in die Standardkategorie «Unkategorisiert» verschoben und bleiben somit erhalten.
Reihenfolge der Kategorien ändern
Die Kategorien können per Drag n Drop angeordnet werden. Um die Reihenfolge anzupassen, klicken Sie mit der Maustaste auf eine Kategorie, halten Sie den Cursor gedrückt und ziehen Sie die Kategorie an den gewünschten Ort.
Eine sichtbare Kategorie für «Abgeschlossene Projekte» erstellen.
Wenn Projekte/Mitwirkungen beendet sind, können diese zu Informationszwecken den Teilnehmern weiterhin auf dem Portal angezeigt und z.B. mit dem Mitwirkungsbericht komplementiert werden.
Dazu erstellen Sie eine neue Kategorie z.B: «Abgeschlossene Projekte», «Beendete Mitwirkungen», «Archiv», o. ä. Wie sie eine neue Kategorie erstellen lesen Sie bitte unter «Kategorie erstellen».
Nun können Sie vergangene Projekte mit Drag and Drop einfach dahin ziehen. («Reihenfolge der Kategorien ändern»). Es bietet sich an, die Kachel zu bearbeiten und den Text entsprechend anzupassen (in die Vergangenheitsform zu setzen). Ausserdem können hier z.B. auch Mitwirkungsberichte zum Download bereit gestellt werden. Wie Sie ein Dokument als Download bereitstellen erfahren Sie hier.
Zur dauernder Sichtbarkeit der Projekte, müssen diese nun noch mit einer neuen Phase versehen werden. Wie Sie eine neue Phase erstellen und ein Projekt der Phase zuteilen lesen Sie hier.
Die Phase für diese Kategorie dauert üblicherweise über mehrere Jahre.
Achten Sie darauf, dass die Kachel für das vergangene Projekt ausschliesslich nur noch dieser Phase (für die vergangenen Mitwirkungen) zugewiesen ist. Dazu öffnen Sie das Projekt im Administratorenmodus und wählen nur noch diese Phase an.