Einführung in die Kommunikation mit E-Mails

Dialog mit E-Mail Kommunikation stärken

Praxiserfahrungen haben gezeigt, dass Mitwirkungsteilnehmende über den laufenden Prozess informiert werden wollen. Aus diesem Grund macht es Sinn, zu Beginn, während und nach der abgeschlossenen Mitwirkung mit den Teilnehmenden zu kommunizieren und Sie über den weiteren Prozess zu informieren.

E-Mail Vorlagen

Geprüfte E-Mail Vorlagen

E-Mail-Nachrichten können direkt aus der E-Mitwirkung an die Mitwirkungsteilnehmenden versendet werden. Ihnen stehen dazu vorbereite E-Mail-Vorlagen bereit, die nach Best-Practice Erfahrungen entwickelt wurden. Bei jedem E-mail können Sie selber festlegen, ob Sie die Standardvorlage verwenden, oder eine individuelle E-Mail Nachricht erfassen möchten.

Verwenden von Organisationsvorlagen

Möglicherweise möchten Sie bei mehrere Mitwirkungen die gleichen, individuellen Mail-Vorlagen verwenden. Deshalb haben Sie innerhalb der E-Mitwirkung die Möglichkeit, E-Mail Vorlagen auf Ebene der Organisation anzulegen und diese anschliessend auf Ebene der einzelnen Mitwirkung auszuwählen.

Technischer E-Mail Versand

Der E-Mail Versand wird über ein sicheres E-Mail-System der E-Mitwirkung versendet. Dadurch können wir sicherstellen, dass Ihre Nachricht mit einer grossen Zuverlässigkeit bei der Empfängerin oder dem Empfänger ankommt und allfällige Zustellfehler in der E-Mitwirkung angezeigt werden können.

Die von Ihnen in der E-Mitwirkung versendeten E-Mail-Nachrichten werden unter dem Namen Ihrer Organisation versendet. Als Absenderadresse wird die E-Mail Adresse mail@e-mitwirkung.ch verwendet. Antwortet eine Person auf diese Nachricht, wird automatisch Ihre E-Mail-Adresse, welche Sie in den Organisationseinstellungen definiert haben, verwendet.

Option besteht die Möglichkeit, Ihren eigenen Mailserver zu nutzen und Ihre Absenderadresse zu verwenden. Nehmen Sie in diesem Fall mit uns Kontakt auf.

Empfängeradresse

Sofern beim Teilnehmenden eine persönliche E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird das E-Mail immer an die persönliche E-Mail-Adresse gesendet. Ist diese nicht vorhanden, wird das Mail an die allfällig vorhandene Organisationsadresse zugestellt.

So funktioniert's

In unseren Hilfe-Artikeln zeigen wir Ihnen, wie Sie optimal mit E-Mails umgehen.