Einführung

Die E-Mitwirkung ermöglicht eine effiziente und kollaborative Auswertung und Nachbearbeitung der Rückmeldungen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie optimal den Auswertungsprozess gestalten, Rückmeldungen beurteilen und einen Mitwirkungsbericht erstellen.

Tipps und Hinweise

• Abhängig von Ihrer Benutzerrolle können Sie sämtliche Rückmeldungen bearbeiten und einsehen oder nur die Ihnen zugewiesenen Rückmeldungen einsehen und bearbeiten. Mehr Informationen zu den verschiedenen Rollen finden Sie hier.
  
• Falls Sie Stellungnahmen in brieflicher Form oder per E-Mail erhalten haben, können Sie diese in die E-Mitwirkung erfassen. Eine Anleitung finden Sie hier.
  

Schritt 1: Beurteilungsfelder festlegen

Als Erstes legen Sie fest, nach welchen Feldern die einzelnen Rückmeldungen beurteilt werden sollen. So kann z.B. ein Bemerkungsfeld oder ein Feld zur Einstufung der Rückmeldung festgelegt werden. Die verschiedenen Bearbeitern können diese Felder dann pro Rückmeldung ausfüllen. 
Eine Anleitung, wie Sie die Beurteilungsfelder festlegen, finden Sie hier.

Schritt 2: Benutzer zur gemeinsamen Beurteilung festlegen

Die einzelnen Rückmeldungen können Sie den verschiedenen Benutzern zur Bearbeitung zuweisen. So können Sie z.B. alle Rückmeldungen, die zu einem gewissen Abteilung gehören, dem jeweiligen zuständigen Person zuweisen. Als Vorbereitung zur Zuweisung müssen die entsprechenden Benutzer in der Benutzerverwaltung erfasst werden.

Die einzelnen Rückmeldungen können Sie anschliessend einem oder mehreren Benutzern zuweisen. Klicken Sie dazu auf das Personen-Icon, wählen Sie die Benutzern aus und klicken Sie auf «Übernehmen».

Schritt 3: Ansicht anpassen und Rückmeldungen filtern

Mit der Filterfunktion können Sie die Ansicht nach Ihren Wünschen zusammenstellen. So ist es z.B. Möglich, nur Rückmeldungen von spezifischen Teilnehmenden, nach Ort, nach Teilnehmerkategorie sowie nach vielen weiteren Kriterien anzuzeigen.

Weiter können Sie die Gruppierung der Rückmeldungen wählen. Standardmässig erfolgt diese nach der Kapitelstruktur. Sie können diese jedoch auch nach Teilnehmerkategorie, Teilnehmende oder Schlagworte gruppieren.

Die verschiedenen Filterfunktionen finden Sie unter der Schaltfläche «Filter anzeigen».

Falls Sie die Spaltenansicht auf Ihre Bedürfnisse anpassen möchten, lesen Sie den Artikel «Spaltenansicht in der Auswertungsansicht anpassen».

Schritt 4: Rückmeldungen bereinigen

Bevor mit der Beurteilung begonnen wird, kann es sinnvoll sein, die verschiedenen Rückmeldungen zu bereinigen. Dazu gehören folgende Möglichkeiten, die in einzelnen Hilfe-Artikeln beschrieben sind:

• Ähnliche Rückmeldungen (automatisch) zusammenfasse
  
• Fehlerhaft zugeordnete Rückmeldungen in ein anderes Kapitel verschieben
  
• Rückmeldungen, die zu mehreren Kapiteln gehören, aufteilen und zuweisen
  
• Rückmeldungen anhand von Schlagwörtern gruppieren
  
• Rückmeldungen löschen / ausblenden
  

Schritt 5: Beurteilung durchführen

Nach dem die Rückmeldungen zugewiesen wurden, können diese durch die jeweiligen Personen beurteilt werden. Um eine Beurteilung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie eine einzelne Rückmeldung aus oder verwenden Sie die Mehrfachauswahl.
   
2. Klicken Sie auf das Stift Symbol, um die Bearbeitungsansicht zu öffnen.
   
3. In der Übersicht sehen Sie allfällige Beurteilen, die durch Ihre Kolleginnnen und Kollegen erfasst wurden. Die jeweils neuste Rückmeldung ist zu vorderst.
   
4. Klicken Sie auf «Beurteilen», um eine Beurteilung zu erfassen. Füllen Sie anschliessend die gewünschten Feldern aus und klicken Sie auf «Speichern», um die Beurteilung für andere Bearbeitende sichtbar zu machen.
   

Schritt 6: Status anpassen

Schritt 7: Bericht erstellen

Mitwirkungsbericht als Word

Falls im Word-Mitwirkungsbericht die Inhalte abgeschnitten werden, beachten Sie die hier verlinkte Anleitung.

Excel-Export

Der Excel eignet sich, falls Sie Rückmeldungen intern archivieren möchten (z.B. im GEVER-System) oder die Rückmeldungen weiterbearbeiten möchten.
Klicken Sie dazu auf «Aktionen», dann auf «Export herunterladen». 

In Excel gibt es eine maximale Spaltenhöhe. Haben Sie einen langen Textinhalt, kann es vorkommen, dass nicht der ganze Text angezeigt werden kann.
In diesem Fall empfehlen wir, entweder die Tabelle per Copy & Paste in Word zu übertragen oder im Excel zwei Zellen miteinander zu verbinden, damit der ganze Textabschnitt Platz hat.

Sichtbare Beurteilung im Export

Für die Beurteilung wird immer die letzte Beurteilung (die im Bearbeitungsfenster der Rückmeldung gelb markierte) verwendet. Sie können im Bearbeitungsfenster per Drag n Drop die Reihenfolge ändern, sodass eine andere Beurteilung zur gelb markierten Beurteilung wird. Klicken Sie dazu mit der Maustaste auf eine Rückmeldung, halten Sie diese gedrückt und verschieben Sie die Beurteilung an die erste Position.

Schritt 8: Personalisierte Teilnehmerantwort versenden

Nachdem zu den unterschiedlichen Rückmeldungen eine Stellungnahme erfasst wurde, kann der Mitwirkungsteilnehmende automatisiert über die Beantwortung seiner Eingabe informiert werden. Mehr dazu lesen Sie im Artikel «Personalisierte Teilnehmerantwort versenden».